ترفندهای طلایی برون سپاری موفق

ترفندهای طلایی برون سپاری موفق

اهمیت برون سپاری در موفقیت گروه

یکی از مولفه های شاخص هر تیم موفقی برون سپاری (delegating) قدرتمندانه است. محول کردن وظایف به دیگران کمک می کند تا هر یک از اعضای گروه اطمینان یابند که قادرند کارها را با توانایی های فردی خود به انجام رسانند.

روشن بودن نقش ها و انتظارات به افراد این مجال را می دهد که به شکلی موثر و سازنده با یکدیگر تعامل داشته باشند. هنگامی که تیم بتواند بر اساس توانمندی های اعضا وظایف را الویت بندی کند، ظرفیت رشد و قابلیت بهره وری به طرز چشمگیری افزایش می یابد.

موقعیت های ضروری تفویض اختیارات

به طور کلی، مدیران در شرایط زیر ملزم به برون سپاری وظایف و تفویض اختیارات خود هستند:

*وقتی زمان و فرصت کافی برای به سرانجام رساندن کارها ندارند.

*وقتی مساله ی مهم تری به شکلی غیر منتظره پیش آمده.

*وقتی دو ماموریت هم وزن باید در مدت زمان کوتاهی صورت پذیرند.

*وقتی مدیران می خواهند اعتماد، قدرت رهبری و تعامل سازنده شان را به رخ کارکنان بکشند.

علت امتناع مدیران از برون سپاری

هیچ کس دلش نمی خواهد بار انجام تمامی وظایف را به تنهایی به دوش بکشد. اما برون سپاری وقتی مسئولیت نتایج احتمالی انحصارا متوجه شماست، کار چندان آسانی به نظر نمی رسد. دلایل متعددی برای سختی و چالش برانگیز بودن تفویض اختیارات وجود دارد که مهم ترین شان موارد زیر است:

*ترس از دست دادن کنترل:

اعتماد به دیگران برای تکمیل کارها ممکن است سبب ایجاد استرس و ترس از دست دادن کنترل بر روی نتایج حاصله شود.

*دشواری تغییر جایگاه به نقش واگذار کننده ی مسئولیت ها:

حرکت از انجام دهنده ی یکه و تنهای امور به سوی یک مدیر واقعی که قائل به تقسیم وظایف باشد، نیازمند تغییرات اساسی در ذهنیت و طرز تفکر است.

*نگرانی از بابت به محاق رفتن استعدادها و توانمندی ها:

ممکن است بیم آن را داشته باشید که برون سپاری وظایف به قیمت دور افتادن تان از اصل کار تمام شود، در حالیکه این گونه نیست و شما و توانمندی هایتان به محاق نخواهید رفت.

*عدم اعتماد به اعضای گروه (به ویژه به تازه واردها):

اعتماد به اعضای گروه بخش حیاتی و لاینفک یک برون سپاری موفق و رضایت بخش به شمار می آید.

*بی رغبتی به اختصاص زمان برای آموزش نیروها:

تفویض اختیارات اغلب مستلزم آموزش به اعضای گروه پیرامون چگونگی انجام وظایف شان است. این کار می تواند در نگاه اول افزودن حجمی مضاعف بر مسئولیت های سنگینی باشد که در حال حاضر بر عهده دارید اما، در دراز مدت بار زیادی را از دوشتان برخواهد داشت.

مزایای تفویض اختیارات

مهم ترین مزایای برون سپاری و تفویض اختیارات از سوی مدیران عبارت اند از:

*جلب اطمینان اعضای گروه

درخواست از کارکنان برای تکمیل یک پروژه ی مهم نشانگر اعتماد به آن هاست که سبب افزایش انگیزه در ایشان و قوت بخشیدن به روابط فی مابین می شود.

*ترویج و اشاعه ی تعامل و همکاری

برون سپاری هوشمندانه و حساب شده، بخشی کلیدی و مهم از اداره کردن محل کاری است که افرادی با اهداف و الویت های مشترک در آن مشغول فعالیت هستند.

*صرفه جویی در وقت

اگر عضوی از گروه شما بتواند از پس انجام وظایف کوچک برآید، به تدریج قادر خواهید بود فعالیت های مهم تری را نیز به او واگذار نموده و این گونه در وقت و زمان خود صرفه جویی نمایید.

*بالا بردن بهره وری

بهره مندی از یک فرآیند برون سپاری کارآمد و کارکنانی که مشتاق انجام وظایف محوله از سوی شما هستند، تیم را چالاک کرده و مهیای بهره گیری سریع و بهتر از فرصت ها خواهد ساخت.

بیشتر بخوانیم: خلق راهبردهای موفق استعدادپروری در ده گام

هشت ترفند برون سپاری موفق

حال نگاهی بیندازیم به هشت ترفندی که می توانید در محل کار خود مورد استفاده قرار دهید و مطمئن باشید که واگذاری وظایف موفقیت آمیز خواهد بود.

1.شناخت وظایفی که قابل برون سپاری هستند.

گام نخست در برون سپاری موفق وظایف، شناسایی مسئولیت هایی است که عملا قابل واگذاری هستند. در این مرحله، واقع بینی اهمیت بسزایی می یابد چرا که برخی از فعالیت ها اساسا فاقد قابلیت برون سپاری هستند.

2.درک درست از توانمندی های گروه

برای یک برون سپاری موفق و کارآمد، آشنایی با نقاط قوت و ضعف اعضای گروه ضروری به نظر می رسد. با شناخت تجربیات، علایق و ظرفیت ها و توان حرفه ای، امکان تقسیم کار به شیوه ی راهبردی تر و در نهایت بهره وری برایتان فراهم خواهد شد.

همکاران متخصص و کارآزموده ی ما در دوره ی استعدادیابی چندبعدی و ویژه ی سمتکو (یکتاکو)، و در قالب جلسات متنوع مشاوره و گفتگو، بازی و بازی انگاری، نمایش، نوشتن، طراحی و نقاشی، برگزاری آزمون های متعدد و تفسیر مفصل آن ها، ارائه ی کارنمای اختصاصی 50 صفحه ای به همراه اینفوگرافیک و تحلیل تفصیلی آن توسط جناب آقای دکتر فیروزمنش؛ روان شناس بالینی و با 16 سال تجربه ی مستمر و درخشان در این زمینه شما را در شناخت جنبه های گوناگون استعدادها و توانمندی های کارکنان تان و در نتیجه انجام موفق فرآیند تفویض اختیارات یاری خواهند داد.

«سمتکو، برای زندگی بهتر تو»

3.گفتگو پیرامون مزایای تکمیل پروژه های بخصوص

گاهی اوقات به جهت کمبود وقت و تعدد کارها مجبور به برون سپاری هستید. در این گونه شرایط می بایست به شکل واضح و روشن مزایای تکمیل پروژه را برای فردی که می خواهید به او تفویض اختیار کنید توضیح دهید.

4.التزام به نظارت و بررسی

وقتی بخشی از اختیارات خود را تفویض می کنید، باید فرآیندی را در نظر بگیرید که متضمن نظارت بر وظایف محوله باشد.

هم چنین ضروری است که به خوبی روشن نمایید هر یک از نفرات تیم مسئولیت انجام چه کاری را بر عهده خواهند داشت.

5.تبیین آشکار الویت ها

گفتگوی صریح و روشن پیرامون الویت ها، اهمیتی باور نکردنی در فرآیند برون سپاری دارد. چرا که از این طریق می توانید اطمینان حاصل کنید اعضای تیم به طور مستقل و به تنهایی قادر هستند تصمیماتی را اتخاذ کنند که هم خوانی مناسبی با شیوه ی مد نظر شما برای انجام امور دارد.

6.تهیه ی دستورالعمل و نقشه ی راه و تعیین تقویم زمانی

درست مانند توصیه ی قبل، تهیه ی دفترچه های راهنما و دستورالعمل ها و نقشه ی راه به فردی که وظایف به او محول شده کمک می کند تا کمتر به انحراف از مسیر، ارتکاب اشتباه یا از دست دادن موعدهای تحویل پروژه دچار شود.

همکاران کار بلد و با دانش ما در دوره ی استعدادپروری رساکو بر اساس مدل آموزش محور و به روش PM یا همان برنامه ریزی برای پرورش استعداد متناسب با ظرفیت ها و توانمندی های منحصر به فرد هر مراجع و با برگزاری کلاس های متعدد مهارت آموزی و مهارت افزایی بر اساس کارنمای اختصاصی دوره ی استعدادیابی هر فرد و ارائه ی نقشه ی راه در کنار شما و کارکنان تان خواهند ماند تا در مسیر بمانید و با آگاهی و در نتیجه آرامش بیشتری در مسیر موفقیت گام بردارید.

«سمتکو، برای زندگی بهتر تو»

7.نظارت بر پیشرفت پروژه

تفویض اختیارات یک عمل منفرد نیست که انجام شود و تمام شود، بلکه فرآیندی مستمر به شمار می آید. هرگز نباید به سادگی وظیفه ای (علی الخصوص ماموریت های بزرگ، مهم و پیچیده) را واگذار کرده و بعد از خاطر ببریدشان، بلکه نظارت پیوسته بر حسن انجام کار می بایست تا موعد تحویل و اتمام پروژه ادامه یابد.

8.جشن گرفتن موفقیت ها و آموختن از شکست ها

تشخیص و جشن گرفتن تعاملات موفق تیم، نه تنها سبب دلگرمی اعضاء می گردد بلکه، ارزش و اهمیت برون سپاری را نیز بیش از پیش آشکار می سازد.

تجلیل از دستاوردها به شما و اعضای گروه نشان می دهد که چه ترفندها و راهکارهایی موثر واقع شده اند و اعتماد به نفس تان را در فرآیند انجام پروژه بالا می برد. به امید موفقیت روز افزون شما!